檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成，保存?zhèn)洳榈母鞣N形式和載體的數(shù)據(jù)、信息和知識(shí)的記錄。檔案是有史以來(lái)最早產(chǎn)生的文獻(xiàn)之一，也是現(xiàn)代社會(huì)的核心信息資源的重要門(mén)類(lèi)。
　　為了簡(jiǎn)便起見(jiàn)，也可表述為：檔案是原始的數(shù)據(jù)、信息和知識(shí)的記錄。
　�。ǘ�）檔案的形成過(guò)程
　　檔案是各個(gè)組織在行使職責(zé)的特定活動(dòng)中，按照一定的內(nèi)容逐漸形成的。組織在執(zhí)行各項(xiàng)任務(wù)的過(guò)程中，每處理一方面的工作，辦理一起案件，召開(kāi)一次會(huì)議等，都應(yīng)當(dāng)形成和積累一定數(shù)量的文件，最后又有條理地歸存起來(lái)。因此，檔案中記錄了大量的事物，檔案內(nèi)容極其豐富，而一定內(nèi)容的檔案又固有相互間的密切聯(lián)系。一個(gè)組織的檔案，反映一個(gè)組織不同時(shí)期的各種活動(dòng)。整個(gè)國(guó)家的檔案，反映了從古至今社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治、法律、軍事、外交、科學(xué)技術(shù)、文化教育等各方面的情況。
　　1.檔案是各種組織和個(gè)人在其特定的社會(huì)活動(dòng)中積累而成的
　　檔案的重要特點(diǎn)之一，就是歷史文件的產(chǎn)生和積累，始終根源于特定的機(jī)構(gòu)和它所執(zhí)行的職責(zé)活動(dòng)以及由此而形成的文件之間的有機(jī)聯(lián)系。
　　在廣闊的社會(huì)中，檔案總是按照一定的來(lái)源有規(guī)律地形成。社會(huì)活動(dòng)產(chǎn)生檔案是一種普遍現(xiàn)象，這種普遍性，決定了檔案來(lái)源的廣泛性以及檔案來(lái)源的規(guī)律性。整個(gè)杜會(huì)的檔案，其形成者人數(shù)眾多，從檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，檔案來(lái)自四面八方各個(gè)機(jī)關(guān)單位，相當(dāng)分散。而每一個(gè)機(jī)關(guān)單位的檔案，則又是互相聯(lián)系形成的，是一個(gè)有機(jī)整體。
　　2.檔案是保存?zhèn)洳榈奈募?br /> 　　檔案是人們按照文件的運(yùn)動(dòng)規(guī)律，自覺(jué)地從已形成的文件中挑選并保存下來(lái)的有保存價(jià)值的文件�！敖裉臁钡臋n案就是“昨天”的文件，“今天”的文件將是“明天”的檔案，就是對(duì)檔案與文件之間的關(guān)系的一種通俗概括。
　　文件作為檔案保存是有條件的，不是一切文件全部需要，并可以成為檔案，文件成為檔案一般需要具備三個(gè)條件：
　　（1）辦理完畢的文件才能成為檔案。所謂辦理完畢是相對(duì)而言的，主要是指完成了文書(shū)處理程序，不能理解為一切文件都要把文件中所說(shuō)的事情全部辦完才算辦理完畢。情況有以下三種：
　�、傥募�內(nèi)容要求馬上辦理完畢，并且已經(jīng)辦理完畢。
　�、谖募�內(nèi)容要求長(zhǎng)期執(zhí)行（辦理），但只要完成了文書(shū)處理程序也算一種，如國(guó)家的法律、條約、契約、合同、經(jīng)濟(jì)遠(yuǎn)景規(guī)劃等，只要經(jīng)過(guò)簽收、傳閱、研究討論和貫徹執(zhí)行也算辦理完畢。
　�、鄄恍枰�具體辦理，完成文書(shū)處理程序就算辦理完畢。
　　從這個(gè)角度來(lái)看，可以說(shuō)“文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿”。
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